'회의'와 '보고' 때문에 퇴사합니다?

회사생활에서 빠질 수 없는 것이 '회의(meeting)'와 보고(reporting)다. 생각이 다른 여러 사람이 모인 집단에서 서로의 생각과 의견을 나누는 것은 당연하고 자연스러운 현상이다.

문제는 그 보고나 회의 때문에 정작 할 일을 제대로 못하는, 보고나 회의가 본질적인 일에 짐이 되거나 일을 방해하는 경우를 주변에서 어렵지 않게 찾아볼 수 있다.

모든 커뮤니케이션의 기본은 '의도 파악'이다. 상대방이 어떤 생각을 갖고 있는지 아는 것이 커뮤니케이션의 목적이기도 하다. 생각이 다른 사람들이 모여서 서로 다른 생각을 한 방향으로 흐르게 하기 위해 보고나 회의는 매우 중요한 역할을 한다. 그러나 그 목적과는 다르게 그 행위 자체를 더 중요하게 여기게 되는 경우가 많아지면 조직의 능력은 뚝 떨어지게 된다.

또한 보고서를 작성하거나 회의 자체에 들이는 시간이 많아진다면 결과적으로는 실행할 시간이 그만큼 줄어든다는 의미이기도 하다. 실제 보고나 회의 자체가 스트레스가 되어 구성원들이 퇴사를 하는 경우도 본 적 있다.

조직은 운용함에 있어 과정 관리(process management)와 감정 관리(emotion management)는 매우 중요한 부분이다. 과정 관리가 잘못되면 구성원들의 입에서는 "왜 일을 이런식으로 하지?"라는 불만이 터져 나온다. 감정 관리를 잘 못하게되면 "나를 왜 이렇게 대하지"라는 말이 나온다.

이런 불만이 자주 터져나오는 곳이 바로 보고나 회의의 자리인 경우가 많다. 왜 그럴까?  몇마디 구두로 보고할 수 있는 부분조차 문서화하라고 하거나 설명이 필요 없는 부분까지도 주저리 주저리 써야한다면 그 작업을 하며 구성원들은 어떤 생각을 할까? "아! 정말 비효율적인 조직이구나. 내 인생이 허비되는 느낌인걸~"이라는 생각이 들게 된다. 누구도 자기 인생이 낭비되는 것을 바라지 않는다.

생각은 깊이 하고, 회의는 최소화해야 한다. 가장 좋은 사례로 KT가 휴대폰 배달 서비스를 기획하면서 나온 방식이다. 경영진은 "불필요한 것은 비우고, 혜택은 채운다"라는 간결한 생각할 거리를 주고 실행적으로는 '1분 안에 가입, 1시간 안에 배달'이라는 명쾌한 지침을 내렸다. 이렇게 명쾌하게 미션을 주면 일처리도 명쾌하고 빨라진다.

당신 회사는 어떠한가? 회의를 하면서, 보고를 받으면서 일을 하고 있다는 자위를 하는 것은 아닌가? 보고든, 회의든 일을 하기 위함이다. 그걸 잊으면 일을 위한 일을 하게 된다.

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